Procrastinazione e gestione del tempo: come migliorare la gestione in ambulatorio

La gestione del tempo è un problema che riguarda singoli individui e organizzazioni. Sono tantissimi gli esperti che si occupano di aiutare le persone a migliorare le criticità derivanti dalla gestione del tempo con varie metodologie ed esercizi per allenare la concentrazione e la produttività.

È importante sottolineare che la nostra società è piuttosto stressante e che, molto spesso, apatia e incapacità di concentrazione derivano proprio dalla pressione di dover mostrarsi sempre al massimo rincorrendo standard faticosi e inarrestabili. Per la vita di un ambulatorio medico la procrastinazione e l’apatia sono problemi che incidono sia sulla gestione interna che sulla serenità dei pazienti. Ecco perché quando si palesa quello che è stato definito come effetto Zeigarnik occorre intervenire e arginare le sue disastrose conseguenze.

Ma cos’è l’effetto Zeigarnik e in cosa consiste?

In che modo può inficiare le capacità di un ambulatorio o di una struttura sanitaria? Il termine prende il nome dalla psicologa che lo ha studiato, Blima Zeigarnik. Essa pubblicò uno studio secondo il quale le persone ricorderebbero più facilmente le mansioni incomplete rispetto a quelle già completate.

Se ne accorse in un ristorante nel quale un cameriere ricordava perfettamente le ordinazioni non concluse mentre non riusciva a tenere a mente quelle terminate. Questo fatto la spinse a condurre uno studio durante il quale chiese ad alcuni soggetti di compiere semplici compiti come enigmi e piccoli giochi.

Ogni tanto interrompeva le attività chiedendo ai partecipanti quale ricordassero maggiormente. La gran parte dei partecipanti, effettivamente, tendeva a ricordare le attività bloccate rispetto a quelle portate a termine.

Ansia da procrastinazione

È proprio da questo fenomeno che scaturisce il senso di ansia e di preoccupazione perché il pensiero di non aver concluso qualcosa ci tiene in sospeso ed in allerta e, quando diventa intrusivo, si trasforma in apatia e procrastinazione. Di conseguenza una lista di cose incomplete che dobbiamo fare al più presto, paradossalmente, non ci spinge ad essere attivi e operativi ma preoccupati e decisamente meno produttivi.

Se ci spostiamo nell’insieme di mansioni da portare a termine in un ambulatorio appare chiaro come appuntamenti, refertazioni, ordini, contabilità e magazzino diventano ostacoli insormontabili. La produttività scende quando le mansioni si accumulano e l’ambulatorio inizia a collezionare ritardi su ritardi e. quindi, inefficienza.

Come reagire?

Per risolvere questa problematica ci sono varie strade percorribili tra cui fare ricorso alla tecnologia. Gli ambulatori che decidono di dotarsi di un software gestionale mostrano evidenti miglioramenti perché questo strumento si occupa di ottimizzare mansioni che, svolte manualmente, richiedono tempo, personale e, quindi, denaro.

I software e gli strumenti digitali aiutano a mettere nero su bianco le mansioni, segnando scadenze e personale coinvolto. In questo modo i compiti vengono distribuiti nell’arco della giornata lavorativa rendendo i collaboratori più responsabili e consapevoli circa il da farsi e la priorità dell’una o dell’altra mansione.

Ciò che serve, quindi, è un sistema di raccordo che diffonda consapevolezza circa il carico di lavoro, ordine tra le priorità e responsabilità di tutti i partecipanti. Il lavoro deve diventare un percorso di squadra dove ogni persona ha un suo preciso ruolo utile al buon funzionamento di tutto l’ambulatorio. La digitalizzazione è il passaggio essenziale che, in questo frangente, aiuta a gestire meglio appuntamenti, disdette, refertazioni e pagamenti e che tiene traccia di una panoramica d’insieme grazie alla quale valutare quotidianamente le performance dell’ambulatorio.